「スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい」

8割の社会人が見落とす資料作成のキホン

四禮静子氏は言います。

どんなにすばらしい内容であっても相手に伝えるためには「読みやすく」「内容が伝わりやすく」「ムダがない」美しい資料でなければなりません。

社会人として恥ずかしくない資料作りには次の３点が必要となります。

• 美しさ
• 作成スピード
• 共有性

• 社会人がキチンとした資料を作成するために最低限必要な事項が学べる
• これを理解しておけばこの先つまづいても、ネットで調べたり本で調べたりすれば自己解決できるようになる

本書の構成について

本書は全部で4章から構成されています。

1. 「WordもExcelも、なんとなく使えているよ」をやめなさい
2. 「キーボードを打つ速さだけに頼る」のをやめなさい
3. 「ちょっとくらい文字や図がズレてもいい」をやめなさい
4. 「自分だけが扱えればいい」をやめなさい

Wordをストレスゼロで使う４つのキホン

1. 「段落」の仕組みを知る
2. 文字配列の横と縦を理解する
3. 瞬時に選択する方法を身に付ける
4. ページ区切りを活用する

以上をマスターすれば、文字の配列が整ったきれいな資料を作成することができます。

Excelの「どうしてこうなるの？」を解消する４つのキホン

1. セルの二重構造を理解する
2. セルの表示形式を学ぶ
3. セル参照の役割を理解する
4. わかりやすい数式の組み合わせ方を身に付ける

クイックアクセルツールバーの活用

よく使う機能をすぐに呼び出せるかどうかで作成スピードや作成ストレスは格段に違ってきます。

次に示すのは著者のボタン登録となります。大いに参考にしましょう。

Word

• スクリーンショットをとる
• 正方形/長方形の描画
• ぶら下げインデント
• 線種とページ罫線と網掛けの設定
• 段落のインデントと行間隔

Excel

• リンクした図としての貼り付け
• ウインドウ枠の固定
• データの取り込み
• 貼り付けて行列を入れ替える

入力の短縮化を図るために

次の２点は必ず行いましょう。

• 繰り返し入力する取引先や商品名などは、単語登録して入力文字数を減らす
• 入力に使えるショートカットキーを覚える

Excelにおいては、以下の２点を追加すればさらにスピードがアップします。

• データの入力操作をマスターする
• 初めて使う関数でもサクッと入力できるようになる

使える表にするためのポイント

次の６つがポイントとなります。

1. 集計する必要がある項目は、最初から必ず作成しておく
2. シートを分けずに、すべてのデータを１枚のシートに集めておく
3. １行目の項目名（フィールド名）は重複しないようにする
4. 必ず項目に「基準となる列」を作成する
5. １行１明細で入力する
6. 表内に空白の行は作らないで、詰めて入力する