上司に報告する時に使い分ければ上手くいく３つのパターン

部下であるあなたは、報告する時に本当に気をつけて報告していると言い切ることができるだろうか？

上司は日常的に報告を求めています。

部下であるあなたは報告に対する創意工夫を日夜考えていることでしょう。

タイミングや内容の程度など、考えなければならないことがいくつもあります。

本日は、その中で「伝え方」についてフォーカスして以下に説明します。

報告はオフィスにおいては日常茶飯事

私も、部下から報告を受けたり、上長に報告することを何十年も繰り返してきました。

今でも、毎日行っています。

その中で、時と場合を考えて、報告の仕方をもちろん変えます。

同じく、

部下に対しても、ケースバイケースで報告の仕方を変えてもらっています。

そのほうが、お互いにストレスがないからです。

報告のスタイルをこちらから指示します。

忖度も、顔色を読むも、一切なしです。

報告がありますと言われると、このパターンで説明してとリクエストするのです。

説明のための３つのパターン

次の３つのパターンで日々説明してもらっています。

1. ポイントだけ話して
2. 時系列で話して
3. ストーリーで話して

この３つを使い分けています。

ポイントで話してもらう

次のような場合は、ポイントだけで説明してもらいます。

• こちらが立て込んでいる時
• 部下が忙しいそうな時
• ある程度内容がわかっている進捗案件
• 指示した答えを待っているケース

スピード最優先でいい場合です。

お互いどこがポイントかがわかっているので、無駄を一切省いた報告を求めます。

時系列で話してもらう

次のような場合は、時系列で説明してもらいます。

• 初めての案件
• 事実関係が錯綜していそうなケース
• 事実と考えが混在する報告をしがちな部下の場合

前後の関係をきちんと押さえるべき必要を感じた時は、時系列で話をしてもらいます。

その場合、事実だけをピックアップしてもらうことは言うまでもありません。

ストーリーで話してもらう

次のような場合は、ストーリーで説明してもらいます。

• 最後の爪をこれから迎えようとする案件
• 重要人物との商談の内容を聞く場合
• 他部門との調整を頼んだ後の報告の場合

ニュアンスを何よりも嗅ぎ取りたい場合には、ストーリーで語るように依頼します。

結論に至る経緯の紆余曲折を漏らさず語って欲しい場合に、ストーリー形式に乗せて語ってくださいとリクエストするのです。

時系列の場合と似ているようで違います。

重要なところに流れつかないエピソードややりとりは一切抜きにしてもらいます。

結論に至る流れだけをしっかりと話して欲しいからです。

回数を重ねないと部下の方も要領を掴めないですが、コツがわかれば、実に生き生きと語ってくれます。

その場に居るような臨場感を与えてくれるのであれば、申し分ありません。

３つのパターンを駆使しよう

ストレスの多い日常業務の連続であるからこそ、無駄な誤解や軋轢を避けるために、報告をパターン化しています。

• ポイントだけで
• 時系列で
• ストーリーで

ストーリーで話すまでには時間がかかりますが、ぜひ若い方には身につけて欲しいです。