整理しないとパンクしてしまう
幾つのも仕事を同時並行的にこなすのが、現代のビジネスパーソンのデフォルトでしょう。
今なにを優先すべきかをあなたは常に考える必要に迫られているはずです。
パドー以下に、仕事の優先順位を決めるときに重視すべき3つのポイントを解説します。
重視すべき3つのポイント
- 緊急度と重要度
- 目標や戦略に基づく優先順位
- リソースの可用性
緊急度と重要度
仕事の優先順位を決定する際には、緊急性と重要性の両方を考慮する必要があります。緊急性とは、期限が迫っていたり、他の人やプロジェクトに影響を与える可能性があることを意味します。重要性とは、長期的な目標に向けて前進するために必要な仕事や、自分やチームの成果につながる仕事と捉えてください。
緊急で重要な仕事は、最優先で対処する必要があります。緊急でないが重要な仕事は、時間をかけて計画し、適切な期限を設定する必要を忘れないようにしましょう。
緊急度と重要度を検討する場合、特に気をつけるべき点は次の3つとなります。
- 緊急性が重要性を上回ることがある：緊急性が高い仕事は、しばしば優先順位が高くなりますが、重要性が低い場合もあります。緊急であっても、重要でない仕事は、時間とリソースを浪費することになるため、優先順位を下げることが重要です。
- 緊急で重要な仕事にだけ集中しすぎない：緊急で重要な仕事に集中しすぎると、長期的な目標を達成するために必要な、緊急でないが重要な仕事を見落としてしまう可能性があります。そのため、緊急でないが重要な仕事も優先順位を設定し、時間を確保する必要があります。
- 緊急性や重要性が変化する可能性があることを考慮する：緊急性や重要性は、時間とともに変化する可能性があります。期限が迫っていたり、他の人やプロジェクトに影響を与えることがある仕事は、緊急性が高くなる可能性があると認識しましょう。また、新たな情報や優先事項の変更によって、重要性が変化する場合があり、定期的に優先順位を見直し、必要に応じて調整する必要が出てきます。
目標や戦略に基づく優先順位
仕事の優先順位は、自分やチーム、組織の目標や戦略に基づいて設定する必要があります。仕事が目標や戦略にどのように貢献するかを考え、それに基づいて優先順位を設定することが重要なのです。目標や戦略に貢献しない仕事は、後回しにすることができます。
目標や戦略に基づく優先順位を検討する場合に、特に気をつけるべきポイントは次の3つとなります。
- 目標や戦略が明確であること：仕事の優先順位を決める際に、目標や戦略を基に優先順位を検討することが重要です。しかし、目標や戦略が不明確であると、優先順位を決めることができません。そのため、目標や戦略が明確に定められていることを確認し、優先順位の検討に必要な情報を収集する必要があります。
- 目標や戦略に合わせた具体的な行動プランを策定すること：目標や戦略に基づいて優先順位を検討する場合、目標や戦略に合わせた具体的な行動プランを策定することが必要です。行動プランが具体的であれば、仕事の優先順位を決める際に、目標や戦略に沿った優先順位を設定することができるのです。
- 優先順位を設定するための基準を共有すること：目標や戦略に基づく優先順位を検討する場合、優先順位を設定するための基準を共有することが重要です。優先順位を決める人が異なる場合や、優先順位を決めるための情報が不足している場合、優先順位が一致しないことがあります。そのため、優先順位を設定するための基準を共有し、目標や戦略に合わせた優先順位を設定することが必要であると言えます。
リソースの可用性
仕事の優先順位を決定する際には、リソースの可用性も考慮する必要があります。リソースには、時間、人員、技術、予算などが含まれます。仕事を実行するために必要なリソースが限られている場合、優先順位を再検討する必要があるでしょう。
また、リソースが豊富な場合でも、時間や人員の可用性によって優先順位を決定する必要があります。仕事が予定よりも多くのリソースを必要とする場合、その仕事を最優先で処理することも考えるべきです。
リソースの可用性を検討する場合に特に、気をつけるべきポイントは以下の3となります。
- リソースの種類と利用可能な量を把握すること：優先順位を決める前に、どのリソースが必要かを明確にする必要があります。また、どの程度の量が必要で、どの程度の量が利用可能かを把握することも重要です。例えば、時間、人員、財政、技術、物理的なスペースなどが一般的なリソースとなります。
- リソースの制約について理解すること：リソースには、利用可能な量に制約がある場合があります。人員が限られている場合は、複数のプロジェクトに同時に関与することができないかもしれません。予算が限られている場合は、必要なすべての作業を実行することができない可能性を視野に入れ、リソースの制約について理解した上で、優先順位を決める際にこれらの制約を考慮する必要があります。
- リソースを最適化するための戦略を策定すること：リソースが制限されている場合、優先順位を決める際にリソースの最適化を考慮する必要があります。例えば、人員が限られている場合は、優先度の高いタスクを実行するために人員を再配置するか、自動化されたシステムを導入して、人員の負荷を軽減することができます。同様に、財政が制限されている場合は、必要な作業を行うために予算を最大限活用するための戦略を策定する必要もあるでしょう。リソースの最適化戦略を策定し、優先順位を決める際に考慮することで、限られたリソースを最大限に活用することができるのです。
まとめ
- 緊急度と重要度：優先すべき仕事は、緊急かつ重要なものです。緊急性とは、期限が迫っていたり、他の人やプロジェクトに影響を与える可能性があることを意味します。重要性とは、長期的な目標に向けて前進するために必要な仕事や、自分やチームの成果につながる仕事と捉えてください。
- 目標や戦略に基づく優先順位：仕事の優先順位は、自分やチーム、組織の目標や戦略に基づいて設定する必要があります。優先順位を決める前に、目標を明確にし、どの仕事がその目標に最も効果的に貢献するかを考えることが重要なのです。
- リソースの可用性：優先順位を決める際には、リソースの可用性も考慮する必要があります。リソースには、時間、人員、技術、予算などが含まれます。仕事の優先順位を決定する際には、リソースの制約や可能性を考慮することが重要であると言えます。
