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現役人事部長の 雑記blog

王道をゆく資料作りの方法、これだけでOK

投稿日:2016-10-02 更新日:

資料作りは避けられない⇒

ビジネスにおいて、資料作成は避けて通れないものです。

できれば、上司に褒められる質の高さを維持したいものです。

しかしながら、これがなかなかに上手くいきません。

本日は、資料作りについて、お話します。

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資料作りのポイント

資料作りのポイントは以下の5つです。

 

一枚にまとめること

文字が小さくならないこと

テーマはひとつであること

表や図を効果的に使用すること

表現が稚拙にならないこと

一枚にまとめること

一枚にまとめることの最大の利点は、字数やスペースに制限がかかることにより、書き手が文章から無駄な表現を省こうとする意識が働くことです。

これにより、読みやすさが実現します。

ここは非常に大事です。

文字が小さくならないこと

資料を読む側の人たちは、加齢に伴う老眼が進んでいる場合が多いです。

最悪、文字が小さいことを理由によく読まれないうちに、内容を判断されるリスクがあります。

読み手を意識して文章を構成することは書き手の常識です。

テーマはひとつであること

あれもこれも盛り込みたくなるのは、やまやまです。

けれども、焦点がぼやけてしまい、全体の説得性が薄れます。

ワンテーマとしましょう。

表や図を効果的に使用すること

文章で表現することが難しい事柄があります。

無理矢理に文章で表現すると、やたらに説明が長くなる場合もあります。

表や図で理解が促進するのであれば、大いに活用しましょう。

紙面の印象もなにかそれらしくなるところも、グッドです。

表現が稚拙にならないこと

内容にふさわしい表現を心がけましょう。

ゴージャスに着飾った文章は論外です。

けれども、ビジネスシーンで使用される文章である限りは、必要最低限の品格は求められてしかるべきところです。

但し、難解な言い回しは避けましょう。

資料作成の心構え

次に、資料作成の心構えをお話します。

時間を掛けた場合や苦労して仕上げた場合は、思い入れもひとしおでしょう。

時折、自己満足の産物である場合があります。

ゆえに、仕上がりがすっきりでなければ、思いきった内容変更や構成の変更をしましょう。

つらいですが、そこは大事です。

心に今も残るセリフ

資料を作成するとき、いまでも私は思い出します。

「ギャラリーフェイク」や「電波の城」などで著名な細野不二彦氏の「あどりぶシネ倶楽部」という漫画の一節です。

大学生の映画サークル活動が舞台となる漫画です。

苦労して、納得のいく一本が撮り上がりました。

ただ、上映時間が長すぎます。

上映時間を削る削らないで、監督とプロデューサーが真っ向から対立します。

プロデューサーは、あと数十分短くしろと監督に迫ります。

監督はどのシーンも思い入れがあり、短くすることはできないと、首を縦に振りません。

プロデューサーもそんなことは百も承知、彼の苦労をよくわかっています。

しかしながら、言わなければならないことは言わざるを得ません。

プロデューサーは言い放ちます。

「われわれが撮っているのは映画であって、映画の記録ではない」

短い言葉が監督を射抜きます。

短く再構成された映画は上映後、絶賛を浴びます。

誰のための資料なのか

わたしの場合も、この引用は外せないとか、このグラフはいいできなので、できれば使いたいとか、あれもこれも盛ってしまいたくなるタイプです。

だめですね。

そのようなとき、先の台詞がいつも頭をよぎります。

そう、我々が求められているのは資料であって、資料作成の記録ではないのです。

どこかで、製作者をきどっていたのかもしれません。

よくやったと認めてほしいスケベ心が顔を出していたのかもしれません。

力作だろうがなんだろうが、資料を読む側、使用する側にとっては、作る側の熱い思いなど、なんらの関心もないはずです。

議論をし、結論を出すために、事実と提案が適切に記載されているのか。

ただそれだけです。

反省しきりの毎日、毎回です。

このエントリーが皆さんのお役に立てれば幸いです。

 

水たまりの一滴

ドキュメント作成能力はこれからの時代ますます求められます。磨いてください。

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パドー1000

現役人事部長のパドー1000と申します。雑記blog「シンキング・パドー」を書いています。
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