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超簡単な5Sのススメ 、これであなたもデスク周りのカオスから解放される

投稿日:2016-11-13 更新日:

 

5Sに挑む⇒

5Sは、ビジネス書の中でも、よくお目にかかる言葉です。
整理、整頓、清掃、清潔、躾の頭文字をとって5Sと言います。

みなさんの職場では徹底されているでしょうか。

定期的に職場で励行されている場合は問題ないですが、そうでない場合は、なかなか浸透しないものです。

本日は、オフィスにおける自分の机周りにおいて、これだけは目指しましょうという方法をご紹介します。
ぜひ、ご参考にしてください。

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5Sの定義

整理とは、必要なものとそうでないものとを分けて、不必要なものを捨てることです。

整頓とは、必要なものを決められた場所に置き、必要な場合に誰もがわかるようにすることです。

清掃とは、職場をきれいな状態に保つことです。

清潔とは、整理、整頓、清掃を維持することです。

躾とは、整理、整頓、清掃、清潔が実施できるように人を育てることです。

なんとなく分かっていたけれども、あらためて定義を聞くと、そういうことなんだなあという感じだと思います。

ブログと同じく、これらを続けていくことは、簡単ではありません。

超簡単な5Sの方法

次に、これだけはやらないとマズイでしょのレベルを以下に説明していきます。

簡単なので、長続きすると思います。続けることが大事です。

整理について

整理することが出発点です。
でも、必要なものとそうでないものの基準がよくわからないので、われわれはなかなか捨てるに捨てられないものですよね。
解決しましょう。

ダンボール箱を2つ用意してください。

  • ひとつには「捨てては困ると思うもの」を入れていってください。
  • もうひとつには、「捨てても困らないもの」と「捨てるにあたり困るかどうかわからないもの」を入れていってください。

一通り終わったら、困らないものと、困るかどうかわからないもののダンボール箱について、もう一度、同じことを繰り返してください。

そして、捨てては困ると思うものがでてきたら、困ると思う箱の方に移動してください。
次に、困らないものと、困るかどうかわからないもののうち、困らないものを捨ててください。

問答無用に、直ちに捨ててください。

そうすると、「困ると思うもの」と、「困るかどうかわからないもの」に、区別されたはずです。

整頓について

困ると思うものを収納してください。
基準はひとつだけです。
よく使うものは見えるところに置く。それ以外は、適当に収納する。

それ以外は適当でいいです。

それ以外について、厳密に収納のルール化を図ろうとするから、途端に途方にくれてしまうのです。

よく使わないものの収納について、頭を悩ますことは時間の無駄です。

収納が終わったら、スマートフォンで収納されている状態を撮影してください。
それが、整頓された基準となります。

清掃について

さきほどの、困るかどうかわからないものの入ったダンボール箱はそのまま足元に置きっぱなしにしてください。

見栄えは悪いですが、置きっぱなしでいいんです。

机の引き出しや机の上にスペースがあっても、絶対にそこに置こうとしないでください。

将来、その箱の中のものが必要となった場合も、使用後はダンボール箱の中に戻してください。

清潔について

以上のルールを一ヶ月間は守ってください。
守るべきことは次の二つだけです。

困ると思ったものを使用した後に、元の場所に必ず戻すこと。

困るかどうかわからないものを使用した後に、元のダンボール箱の中に必ず戻すこと。

新たな書類・資料等が発生した場合は、捨てて困るのかどうかの基準に基づき判断してください。
そして、毎月1日の日に、二つのダンボール箱を用意して、またはじめから行なってください。

まずは、明日からはじめよう

たったこれだけです。
簡単でしょう。

でも、個人の机周りについては、これで十分です。
ここがスタートです。

この方法のポイントは、必要なものを探す場所を限定していることです。

机の上や引き出しの中を調べて見つからないのであれば、例のダンボール中にしかないのです。
そして、人間は臆病なので、仕分けの際に必要のないものだけしか捨てません。

従って、例のダンボール箱の中に見つかったという確率はかなり高くなるのです。

そして、次のことにも気づくはずです。

毎日必要なものは、思った以上に少ないことを。
最後は、例のダンボール箱のなかにあるという安心感は絶対です。

ちなみに、私の場合は、例のダンボール箱のことを「砦」と呼んでいます。

ここになければ、間違って捨ててしまったんだという、最後の砦的意味合いで。

間違って捨ててしまって後悔することは何年にか一度程度あります。

でも、なんとかなりました。

誰かが同じ資料を持っているか、一から作り直すかして、対応できるものです。

この何年かの一度のために、あれもこれもとっておくのはやはり合理的ではないと考えます。

そのような状態で整理整頓を貫けるほど、我々のオフィス空間は無限ではありません。

ふしぎなもので、砦は無際限に拡大していきません。

超簡単5Sを二、三ヶ月繰り返すうちに、「砦」はあまり増えなくなります。
ぜひ、お試し下さい。

 

水たまりの一滴
足元の「砦」の中をかき回していると、発見したときの喜びが、ある意味クセになります。

 

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パドー1000

パドー1000

現役人事部長のパドー1000と申します。雑記blog「シンキング・パドー」を書いています。
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