超簡単な5Sのススメ 、デスク周りのカオスから解放される

あなたも5Sマスターに必ずなれます

5Sは、ビジネス書の中でも、よくお目にかかる言葉です。

整理、整頓、清掃、清潔、躾の頭文字をとって5Sと言います。

みなさんの職場では徹底されているでしょうか?

定期的に職場で励行されている場合は問題ないです。

残念ながら、そうでない場合のほうが普通です。

パドー
オフィスにおける自分の机周りにおいて、これだけは目指しましょうという方法をご紹介します

ぜひ、ご参考にしてください。

こんな方におすすめ
  • とにかく忙しい人
  • 片付けがまるで駄目な人
  • 三日坊主の人

5Sの定義とは

定義は次のようになります。

  • 整理とは、必要なものとそうでないものとを分けて、不必要なものを捨てることです
  • 整頓とは、必要なものを決められた場所に置き、必要な場合に誰もがわかるようにすることです 
  • 清掃とは、職場をきれいな状態に保つことです
  • 清潔とは、整理、整頓、清掃を維持することです
  • 躾とは、整理、整頓、清掃、清潔が実施できるように人を育てることです 

なんとなく分かっていたけれども、あらためて定義を聞くと、

パドー

「そういうことなんだなあ」という感じですよね

超簡単な5Sの方法はこちら

次に、今日から可能な5Sの方法を説明していきます。

簡単なので、長続きすると思います。

大丈夫。

パドー

続けられます

まずは整理してみましょう

整理することが出発点です。

部下

必要なものとそうでないものの基準がよくわからない

それゆえに、あなたはなかなか「捨てるに捨てられない」のでは?

パドー

任せてください。解決しましょう

ダンボール箱を2つ用意してください

  1. ひとつには「捨てては困ると思うもの」を入れていってください
  2. もうひとつには、「捨てても困らないもの」と「捨てるにあたり困るかどうかわからないもの」を入れていってください 
部下

困らないものと困るかどうかわからないものを同じ箱に入れるのって、二度手間にならないですか?

良い質問です。

片付けで、つまづくのは、この「捨てる捨てないの線引」なんです。

なので、スタートの段階はぐっとハードル(基準)を意図的に下げるのです。

ひと通り終わったら、

困らないものと、困るかどうかわからないもののダンボール箱について、

もう一度、同じことを繰り返してください。

さっきと同じように、

捨てては困ると思うものがでてきたら、困ると思う箱の方に移動してください。

作業を繰り返すことで、自ずから「これは捨ててもいいな」のあなたの中の基準が明瞭になっていくはずです。

気持ちが温まってきたところで、

「困らないもの」と「困るかどうかわからないもの」のうちから「困らないもの」を選び出します。

思った以上に簡単に手にとってしまう自分を発見するでしょう。

そして、捨てる。

パドー

スッキリしたでしょう

あとには、

「困ると思うもの」と「困るかどうかわからないもの」があるだけです。

整頓しちゃいましょう

それでは、「困ると思うもの」を収納してください。

パドー

基準はひとつだけです

よく使うものは見えるところに置く。それ以外は適当に収納する。

それ以外は適当でいいです。

そうしないと、疲れますよ。

あなたの時間も気力も体力も有限です。

適用でいいものはとりあえず適当にいきましょう。

適当なものまでも厳密に収納のルール化を図ろうとするから、途端に途方にくれてしまうのです。

よく使わないものの収納について、頭を悩ますこと自体が時間の無駄なんです。

さて、

収納が終わったら、スマートフォンで収納されている状態を撮影してください。

それが、整頓された基準となります。

思い出すのはめんどくさいですからね。

パドー

写真に記憶させましょう

ごくごく簡単な「清掃」

さきほどの「困るかどうかわからないもの」の入ったダンボール箱は、そのまま足元に置きっぱなしにしてください。

見栄えは悪いですが、置きっぱなしでいいんです。

机の引き出しや机の上にスペースがあっても、絶対にそこに置こうとしないでください。

将来、その箱の中のものが必要となった場合も、使用後はダンボール箱の中に戻してください。

清潔にし続けましょう

以上のルールを1ヶ月間は最低限守ってください。

守るべきことは次の二つだけです。

  • 捨ててはいけないものを使用したあとは、必ず元の場所に戻す
  • 捨てたら困るかどうかわからないものを使ったあとは、必ず元のダンボール箱の中に戻す  

新たな書類・資料等が発生した場合は、捨てて困るのかどうかの基準に基づき判断してください。

そして、毎月1日の日に、二つのダンボール箱を用意して、またはじめから行なってください。

パドー

決してサボらないように

まずは、明日からはじめようぜ

たったこれだけです。

パドー

簡単すぎですか?

 

少なくとも個人の机周りについては、これで十分です。

この方法のポイントは、必要なものを探す場所を限定していることです。

机の上や引き出しの中を調べて見つからないのであれば、例のダンボール中にしかないのです。

探す手間を極限まで省きます。

人間は臆病なので、仕分けの際に「必要のないもの」だけしか捨てません。

従って、例のダンボール箱の中に見つかったという確率はかなり高くなるのです。

加えてあなたは次の2つのことにも気づくはずです。

  • 毎日必要なものは思った以上に少ない
  • 最後は例のダンボール箱のなかにあるという安心感がある  

特にこの安心感は絶大です。

ちなみに、私の場合は例のダンボール箱のことを「砦」と呼んでいます。

ここになければ、間違って捨ててしまったんだという、最後の砦的意味合いで。

間違って捨ててしまって後悔することは年に1度程度あります。

パドー

でもなんとかなるものです

この年に一度のために、あれもこれもとっておくのはやはり合理的ではないと思います。

万が一のためにものを保管保存していたら、大きな大きなオフィスが必要となります。

ふしぎなもので、砦は無際限に拡大していきません。

超簡単5Sを二、三ヶ月繰り返すうちに、「砦」はあまり増えなくなります。 

パドー
足元の「砦」の中をかき回して発見したときの喜びはクセになりますよ

明日から、あなたも5Sマスターを目指してください。

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